Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können viel Geld und Aufwand sparen, wenn sie Abläufe mittels Software steuern. Das ist bereits bei zahlreichen Geschäftsprozessen möglich. Wo sich die Automatisierung in Unternehmen besonders lohnt, lesen Sie hier anhand von sechs Beispielen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen schreitet voran
Die Krisen der jüngeren Vergangenheit haben der Digitalisierung Vorschub geleistet. Nach der ersten großen Welle der Veränderungen, für die exemplarisch Homeoffice und virtuelle Meetings standen, treten mittlerweile andere technologische Möglichkeiten in den Vordergrund. Dazu gehört die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterschiedlicher Art.
Welchen Stellenwert dieses Thema mittlerweile hat, unterstreicht beispielsweise die Kofax Benchmark-Studie 2022, welche auf den Aussagen von 800 Führungskräften aus 21 Branchen und zehn Ländern basiert. Mit dem Fokus auf die Ergebnisse aus Deutschland ergibt sich, dass 93 Prozent der Befragten meinen, die Automatisierung geschäftlicher Arbeitsabläufe nach der Corona-Krise werde für eine unterbrechungsfreie Geschäftstätigkeit sorgen. Und 85 Prozent wollen die End-to-End-Digitalisierung schnellstmöglich vollziehen.
Dieser Entwicklung sollten sich auch kleine Unternehmen nicht entziehen, denn eine weitere Aussage von 91 Prozent der Studienteilnehmer lautet: „Unternehmen genießen Wettbewerbsvorteile.“ Diese sind in Zeiten mangelnder und teurer Rohstoffe, stark angezogener Energiepreise, Inflation und sensibler Lieferketten besonders wichtig.
Doch wo können Unternehmer mit der Automatisierung in kleinen Betrieben ansetzen? Hier sind sechs Vorschläge für die Umsetzung entsprechender Projekte.
Diese 6 Bereiche profitieren stark von der Automatisierung
1. Marketing
Im engen, digitalen Zusammenspiel mit dem Vertrieb kann das Marketing seine verkaufsfördernde Wirkung besonders gut entfalten. Vor allem die personalisierte Kontaktaufnahme zu bestehenden sowie potenziellen Kundenkreise gehört zu den vielversprechenden Maßnahmen. Möglich machen das Tools, die den Datenaustausch zwischen Vertrieb und Marketing sowie anderer relevanter Abteilungen verzahnen. Darauf aufbauend lässt sich das Kampagnenmanagement wesentlich effektiver gestalten.
Das resultiert in einer digital gesteuerten Ansprache, die automatisch zur richtigen Zeit über die passenden Kanäle die Bedürfnisse der Zielgruppe weitgehend individuell aufgreift und geeignete Lösungen beziehungsweise Informationen transportiert. Die selbstständige Organisation dieser Faktoren erhöht die Marketing-Effektivität und verringert gleichzeitig den personellen Aufwand.
In der Praxis unterstützt Marketing-Automation beispielsweise den Versand von E-Mails, versorgt Social-Media-Channels mit Content, generiert Leads und verbessert Reporting sowie die Bewertung von Kampagnen.
2. Kundenservice
Zufriedene Kunden sind das Rückgrat des geschäftlichen Erfolgs. Deshalb sollte jedes Unternehmen für eine gute Beziehung zu seiner Klientel sorgen. Doch eine angemessene, umfangreiche Betreuung erfordert den Einsatz personeller, zeitlicher und mithin finanzieller Ressourcen. Eine Automatisierung damit einhergehender Prozesse und Aufgaben macht vieles leichter.
Bereits eine automatische Texterkennung (OCR) beschleunigt die Reaktion auf schriftliche Kundenanfragen, verringert die Fehlerquote und entlastet das Personal.
Einen Schritt weiter geht der Ansatz der Robotic-Process-Automation (RPA). Dabei übernimmt Software wesentliche Aufgaben im Kundenservice. Sie kümmert sich nicht nur um Anfragen, sondern dient auch als Schnittstelle zu anderen Programmen beziehungsweise Abteilungen. Dabei kann sie sowohl im Hintergrund orchestrieren als auch gleichförmige, wiederkehrende Tätigkeiten ausführen oder im direkten Kontakt mit den Kunden arbeiten, etwa als hochwertiger Chatbot. Durch ChatGPT und andere Künstliche Intelligenzen stehen ganz neue Möglichkeiten offen.
3. Payment
Auch der Zahlungsverkehr profitiert von der Automatisierung in Unternehmen. Das betrifft in erster Linie Transaktionen mit B2B-Partnern. Zahlungsautomatisierungssysteme können mittelbar oder unmittelbar Lieferantenbeziehungen verbessern, zu Kosteneinsparungen führen oder das Betrugsrisiko minimieren.
Payment-Automation verhindert mehrere Fehler, die bei manueller Bearbeitung passieren können. Dazu zählen doppelte oder verspätete Zahlungen. Weitere Vorteile des digitalen Zahlungsverkehrs sind mehr Transparenz, geringere Kosten, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit.
4. CRM
Ein ebenfalls sinnvoller Ansatz ist Customer-Relationship-Management (CRM). Es lässt sich sehr gut mit den vorangegangen beschriebenen Disziplinen Marketing-Automation, Kundenservice und Payment verknüpfen und als deren zentrales Element einsetzen. Es versammelt und verarbeitet nämlich sämtliche Kundendaten an einer digitalen Stelle.
Damit ist CRM Quelle und Ausgangspunkt zahlreicher Prozesse und infolgedessen ein idealer Kandidat für die Automatisierung in Unternehmen.
5. Logistik
Für das produzierende Gewerbe spielen logistische Faktoren eine entscheidende Rolle, die entsprechend viel Arbeitskraft zwecks Organisation binden. Die Automatisierung in diesem Bereich verringert den Aufwand und zielt zugleich auf die Verbesserung von Effizienz, Produktivität und Prozessqualität ab.
Dies gelingt unter anderem mittels langfristiger Planung, die sowohl Nachschub- als auch Personalspitzen vorhersagen beziehungsweise auffangen kann. Außerdem lassen sich mit ihr Transportwege schneller planen, die Verpackung von Waren leichter organisieren und Bestände in kürzester Zeit kontrollieren.
6. Human Resources
Robotic-Process-Automation ist mittlerweile ein Stichwort, das auch viele Personalverantwortliche kennen. Sie nutzen die Technologie für mehrere Aufgaben im Bereich Human Resources (HR). Zu den häufigsten Anwendungsfällen zählen Kandidatenansprache und -auswahl, Management von Bewerbungsunterlagen, Onboarding sowie Account- und Rechte-Organisation, Reise- und Ausgabenmanagement, Gehaltszahlungen und Urlaubsplanung.
