E-Mail-Signaturen sind gerade in der B2B-Kommunikation ein wichtiger Faktor, um die Seriosität eines Unternehmens zu unterstreichen. Sie eignen sich zudem, um auf subtile Weise Marketingbotschaften einfließen zu lassen. Welche Möglichkeiten es in diesem Bereich gibt, lesen Sie hier.
E-Mail-Signatur: Wesentlicher Bestandteil professioneller Geschäftskommunikation
In einer geschäftlichen E-Mail folgen nach dem abschließenden Grußwort in der Regel die Signatur des Absenders inklusive Kontaktdaten, der Position innerhalb des Unternehmens und weiterer geschäftlicher Angaben. Dies ist Standard, um es dem Empfänger möglichst leicht zu machen, den Absender identifizieren zu können und die weitere Kontaktaufnahme auch auf anderen Wegen als mittels direkter Antwort zu ermöglichen.
Alle Mailprogramme bieten die Möglichkeit, diese Signatur nur einmal entwerfen zu müssen und sie dann automatisiert einzufügen, sobald eine neue E-Mail erstellt wird. Folgende Angaben sollten in der Signatur bei einer geschäftlichen E-Mail auftauchen:
- Der vollständige Name
- Die Stellenbezeichnung
- Ggf. Jobtitel
- Die geschäftliche Telefonnummer (ggf. inklusive Mobilnummer)
- Der Name des Unternehmens
- Rechtsform des Unternehmens
- Die registrierte Adresse des Unternehmens
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Bei GmbHs: Die Namen aller Geschäftsführer
- Bei AGs: Die Namen aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden
- Ggf. das Firmenlogo
- Ein Link zur Website des Unternehmens
Zusätzlich lassen sich in Signaturen gut die Icons der wichtigsten sozialen Medien verlinken, in denen das Unternehmen präsent ist.
Signatur kann verpflichtend sein
Eine solche E-Mail-Signatur ist in vielen Fällen nicht nur ein Nice-to-have, sondern oftmals sogar verpflichtend – und zwar immer dann, wenn die E-Mail einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Darunter fallen grundsätzlich alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen, die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben. Die konkrete Form spielt dabei keine Rolle.
Ausgenommen sind Werbesendungen an einen unbestimmten Personenkreis sowie E-Mails, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung versandt werden. In diesem Fall ist eine Wiederholung der Pflichtangaben nicht notwendig. Sollten Unternehmen zwingende Pflichtangaben auslassen, drohen Bußgelder oder Abmahnungen.
E-Mail-Signatur-Marketing: Aufmerksamkeit erregen mit persönlichen Informationen
Eine Signatur kann darüber hinaus auch Teil der Unternehmenskommunikation sein und als Marketinginstrument eingesetzt werden. Dafür sollten generell die Corporate Identity sowie insbesondere das Corporate Design des Unternehmens auch in der Signatur erkennbar sein. Folgende Maßnahmen sind denkbar, um rund um die E-Mail-Signatur Aufmerksamkeit für alle möglichen Formen von Unternehmensangeboten zu generieren:
- Implementierung eines Call-to-Action-Buttons oder eines auffälligen Banners, hinter dem sich beispielsweise neue Blog-Einträge oder der Download eines neuen Whitepapers verbergen
- Verweis auf Fallbeispiele oder Kundenbewertungsportale
- Hinweis auf kostenfreie Zusatzleistungen oder limitierte Angebote
- Ein Hinweis auf Stellenangebote oder auch Ankündigungen von Messe-Beteiligungen
- Einfügen von Auszeichnungen oder Zertifizierungen
- Einfügen eines professionellen Porträtfotos, damit die Empfänger der E-Mail dem Absender ein Gesicht zuordnen können
Idealerweise variieren die angebotsbezogenen Inhalte der Signatur je nach Empfängergruppe, um die Wahrscheinlichkeit einer Conversion zu erhöhen. Mails von Vertriebsmitarbeitern erreichen beispielsweise eine andere Zielgruppe als die elektronische Post des Bestandskundenmanagements. Ein Hinweis auf Rabatte kann beispielsweise bei länger inaktiven Kunden eingesetzt werden, um diese zur Rückkehr zu bewegen. Veranstaltungen können gezielt bei Empfängern beworben werden, die sich noch nicht angemeldet haben.
Und gerade bei der Implementierung grafischer Elemente sollte darauf geachtet werden, dass diese auch mobil in der gewünschten Form angezeigt werden.
Wer externe Hilfe benötigt oder sich einfach inspirieren lassen möchte, um die Möglichkeiten des Signatur-Marketings auszuschöpfen, kann auf professionelle Anbieter zurückgreifen, die sich auf E-Mail-Signatur-Management konzentriert haben, beispielsweise Exclaimer oder Software Advice.
